Att mötas kan visst vara hållbart
När många människor ska samlas på samma ställe får det klimatkonsekvenser. Vi som arrangerar eller levererar till event måste därför anstränga oss för att minska deras klimatavtryck. I den här artikeln delar vi med oss av fem konkreta förslag på hur det kan gå till. Det handlar bland annat om att överväga om man kan arrangera fler event samtidigt, att göra de ”mer hållbara resorna” till egna event samt att minska matsvinnet.
Få har väl kunnat missa att hållbarhetsfrågorna under de senaste åren fått allt större uppmärksamhet. På Herr Omar har vi arbetat med hållbarhetsfrågor i många, många år och det är en stående punkt när vi planerar och arrangerar olika möten och evenemang. I dag ser vi att även våra kunder har hållbarhet högt på agendan.
Att samla många samtidigt på ett och samma ställe – för en kongress, festival, mässa eller annat – innebär alltid en klimatpåverkan. Detsamma gäller när det kommer till vad vi väljer att deltagarna på de aktiviteter vi jobbar med.
Alla ansträngningar vi kan göra för att minska de klimatavtryck som möten och event bidrar till är därför viktiga, nödvändiga och kan göra rejäl skillnad. Det krävs dock betydligt mer kraftfulla insatser än att ”bara” sluta med engångsartiklar, börja sortera avfall eller servera mer ekologiskt.
Här delar vi därför med oss av fem konkreta förslag. Det handlar om förändringar som på ett märkbart sätt kan minska klimatavtrycken från era event och möten.
Fler event på samma plats och tid.
Många pratar om Almedalsveckan som problematisk ur ett hållbarhetsperspektiv och självklart är det inte optimalt att det äger rum på en ö. Men annars är Almedalsveckan faktiskt exempel på ett event med många positiva klimateffekter. Det beror på att det inte är fråga om ett enstaka utan tusentals olika event som under några dagar äger rum på samma plats.
Tänk dig själv om de tusentals evenemang som äger rum under bara några dagar i Visby i stället skulle ligga utspridda över hela landet och året. Hur mycket utsläpp skulle inte dessa generera enbart från alla deltagares resor och transporter?
Att slå ihop event som har samma målgrupp och arrangera dem på samma plats, under samma tidpunkt eller direkt efter varandra – oavsett om de arrangeras av en eller flera arrangörer – kan minska utsläppen från resor och transporter avsevärt. Överväg därför om du skulle kunna arrangera ditt nästa stora event i direkt anslutning till ett annat, i stället för att du gör det separat på en helt annan tid och plats.
Event på olika platser men samtidigt.
Spegelevent är en annan lösning. Det handlar om att man arrangerar ett event eller möte på en plats och sedan speglar det via bild och ljud till en eller flera andra platser i staden, Sverige eller världen.
Direktsänd opera på bio eller en fotbollsmatch på en sportbar är exempel på spegelevent. Men man behöver inte begränsa sig till att allt ska ske live på bara ett ställe. I stället kan man varva mellan aktiviteter live på scenen (speglat till de andra platserna) och speglat direktsänt (live på en av de andra platserna).
Du kan också ha föreläsare och andra medverkande med från helt andra platser och speglat till samtliga dina eventplatser. På så sätt slipper de resa i dagar och flyga tusentals mil för att stå på en scen och prata under ibland så kort tid som en halvtimme.
Spegelevent bidrar effektivt till att minska utsläpp från resor. I stället för att alla ska resa långt för att komma till samma plats kan de resa en kortare sträcka och på ett mer klimatsmart sätt till den närmsta av några olika platser som eventet äger rum på.
Gör resan till ett event i sig.
Att få många att åka kollektivt med till exempel buss eller tåg, istället för var och en i egen bil, har också positiva klimateffekter. Men det är sällan så enkelt som att bara i en inbjudan uppmuntra folk att gärna åka kollektivt och sedan hoppas att de gör det.
Då fungerar det betydligt bättre att göra de kollektiva resorna till egna event och upplevelser man inte vill missa. Det här kan du åstadkomma genom att chartra bussar, tågvagnar eller hela tåg och låta dem fungera som eventarenor. Aktiviteter att genomföra under resan kan vara olika föreläsningar, debatter, uppgifter att lösa i par, quiz eller andra tävlingar.
Servera mat och dryck med låga klimatavtryck.
Potatis och baljväxter har mycket låg klimatpåverkan medan rött kött, influget frukt & grönt, ost och ris har en oerhört hög klimatpåverkan, sett till hur mycket växthusgaser de bidrar till.
Som arrangör behöver du dock inte ta det gigantiska klivet från helt ogenomtänkta menyval till att servera mat med absolut lägsta möjliga klimatpåverkan direkt. Bara att exempelvis servera svensk kyckling eller fisk i stället för nötkött och att välja närproducerade grönsaker och frukter i säsong kan göra stor skillnad.
Minska matsvinnet.
En stor utmaning för event- och mötesarrangörer är att man förväntas ha mat för alla de som kommer eller som kanske kommer. Dessutom extra för de som kan ha glömt att anmäla sig och ytterligare lite extra för några som misstänks vara mycket hungrigare än alla andra.
Dock är det många idag som ser en eventanmälan som en intresseanmälan. Man anmäler sig för att paxa en plats. Men, om man sen saknar tid, lust eller annat så anses det vara helt okej att låta bli att dyka upp.
Det här gör att ibland så många som hälften av alla anmälda aldrig dyker upp. Stora mängder mat och dryck måste förberedas, men får sedan kastas. Förebygg så att detta inte behöver hända. Se till att anläggningen, cateringleverantören eller du själv alltid har en plan för den överblivna maten kan ”räddas”. Det kan vara att den i slutet delas ut till deltagarna att med sig hem, eller att den skänks bor till exempelvis stadsmissionen.
Ett sätt för att försöka råda bot på svinnet är att skicka ut påminnelser dagarna före, kanske kombinerat med att man ber alla bekräfta sin anmälan en ytterligare gång. En ”trigger” som visat sig fungera är att i påminnelsen påminna om att det blir en portion mat som måste kastas för varje person som inte dyker upp. Några väljer att använda sig också av en straffavgift, vilket innebär att man debiteras om man inte dyker upp.
Andra sätt du kan minska svinnet på är att beställa mat för färre än de som anmält sig samt att fråga leverantören om maten kan serveras i mindre portioner. Det senare kan du kombinera med möjligheten, för den som skulle visa sig vara hungrigare än normalt, att få påfyllning eller något komplement som innehåller extra energi.
Vissa menar att vi – för klimatets skull – måste resa, mötas, umgås, fira, diskutera, äta, dansa och en massa andra saker betydligt mindre än idag. Vi får hoppas att det inte behöver gå så långt. Men vi behöver alla anstränga oss och vara lite mer kreativa för att hitta olika sätt att arrangera event och möten på, så att de blir mer hållbara.
Låt oss anta den utmaningen!
Bli ett proffs på mötesplanering och mötesdesign!
Att deltagare och ledare kommer oförberedda är en av de tre vanligaste förklaringarna till att var tredje mötesminut upplevs vara bortkastad. En god planering är avgörande för att ett möte ska bli lyckat. Under den här utbildningen får du lära dig hur det görs på bästa sätt. Läs mer…