En bra början är att fråga sig varför.
Har du någon gång reflekterat över att 250 personer under en konferensdag förbrukar lika många arbetstimmar som en heltidsanställd under ett år? Nämn därefter den organisation som skulle anställa en person på heltid i ett år utan att veta vad personens arbete ska leda till. Förhoppningsvis kommer du inte på någon.
Men detta är precis vad många gör när det kommer till möten och konferenser. Jag brukar jämföra det med att en familj skulle sätta sig i bilen för att åka på semester utan att veta vart de ska. I semesterexemplet blir det svårt att planera sin rutt och stopp längs vägen, eller att packa med sig rätt kläder och proviant. När en grupp sätter sig i möte utan att veta varför det arrangeras och vilka effekter det ska leda till uppstår samma sak. Visst, jag kan hålla med om att det kan kännas lite härligt att bara ta bilen och köra ibland, men det finns få saker som är härliga med möten som saknar struktur och riktning.
En webbsökning på ”effektiva möten” ger nära hundra tusen träffar. Lägger du till ordet ”effekter” blir träffarna i stället drygt tusen.
En vanlig missuppfattning är att effektiva möten skulle vara de som blir klara snabbt, eller är fria från diskussioner. Men det är inte vad det handlar om. En mer korrekt definition av ett effektivt möte är ”ett möte som leder till att de önskade effekterna – alltså målen eller resultaten – uppnås”. Faktum är att de flesta efter ett möte inte kan utvärdera om det har varit effektivt. Det beror på att man inte i förväg har definierat vilka önskade effekter mötet ska leda till.
Det finns organisationer som infört en regel om att medarbetare får tacka nej till mötesinbjudningar där det inte tydligt framgår vilket syfte mötet har. Det tycker jag är klokt. På mitt kontor rabblar vi dagligen ramsan om att: varför och för vem ger dig när, var och vad. Vi bromsar både oss själva och våra kunder när lusten att springa på bollen innan strategin är klar blir för stark. Och vi behöver göra det hela tiden.
Konsten att sätta syfte.
Inom Meetfulness rekommenderar vi att syftet för ett möte ska ge svar på frågan ”varför”, och helst ur två olika perspektiv.
Varför ska du lägga tid, energi och kanske pengar på att arrangera mötet?
Varför ska dina önskade deltagare investera tid, energi och kanske pengar på att delta i det möte du vill arrangera?
Ett vanligt misstag är att man blandar ihop typen av möte med syfte. För en nätverksträff beskrivs kanske syftet som ”att deltagarna ska få nätverka”. Det blir för grunt. Låt oss se på ett exempel hur vi kan hitta och bättre beskriva ett syfte.
Grannarna i ett kvarter ska arrangera en kvartersfest. Den första tanken är att de ska få chansen att ses och ha trevligt ihop. Men varför? Jo, för att de ska få en starkare gemenskap. Men vad är då nyttan med det? Jo, då blir de mer motiverade till att hjälpa varandra och se om varandras barn, med mera. Se där! Där har du ett väl definierat syfte: För att öka motivationen till att bry oss om och ta hand om varandra.
Konsten att sätta mål.
Syftet är det som knuffar oss i ryggen och ger oss rörelse framåt. Målet är mer konkret och beskriver vart vi vill komma genom att besvara frågan ”vad”.
Inom Meetfulness rekommenderar vi att man definierar några olika mål för ett möte. De kan vara några av nedan.
Vilja – vad ska deltagarna vara motiverade att göra som ett resultat av att mötet genomförts?
Våga – vad ska deltagarna ha nyfikenhet och mod att våga prova eller göra?
Kunna – Vilka kunskaper eller ökade förmågor ska deltagarna ha fått?
Känna – med vilka känslor ska deltagarna lämna mötet – t.ex. inspirerad, nyfiken, modig, gemenskap.
Göra – vilka uppgifter ska genomföras efter mötet, när ska de vara klara och hur ska de rapporteras?
De flesta kan frigöra en månad om året genom att jobba med möten på ett nytt sätt. Under grundkursen i Meetfulness får du lära dig hur det går till.
Du får grunderna i hur du planerar, deltar i och leder möten, samt verktyg som gör dig till ett riktigt mötesproffs. Exempelvis får du lära dig hur du förbereder dig på bästa sätt, lyssnar när du verkligen vill förstå och hur du tillsammans med övriga mötesdeltagare uppnår syftet med mötet. Läs mer…