Så håller du allas hjärnor pigga och alerta i möten
Hjärnan är en fantastisk, men också känslig skapelse. I möten kan den bli uttråkad och gå ner på lågvarv, eller bli störd och tappa fokus. Men den kan också triggas till att producera lyckohormoner som ökar fokus och kreativitet. Socker är bränsle för hjärnan men bara i små doser. För mycket socker gör i stället hjärnan först hyperaktiv och sedan trött. Men misströsta inte, det finns många olika tricks för att hålla hjärnan alert.
För många, för långa, dåligt planerade eller förberedda och dåligt ledda möten leder till att hjärnan får jobba på högvarv för att hänga med. Det gäller oavsett om deltagarna är fysiskt på plats eller digitalt på distans. Resultatet blir att vi lämnar många möten rejält trötta i hjärnan.
Glädjande nog så går det att planera och genomföra möten som är bra för hjärnan. Vi behöver bara ha lite koll på hur den fungerar och ha modet att göra saker lite annorlunda än vad vi brukar.
Triggers kan kicka i gång negativa eller positiva processer.
Triggers är saker som kickar i gång processer i hjärnan eller kroppen. Några exempel på triggers är obehagliga ljud som gör att vi plötsligt upplever stress och obehag, eller doften av nybakade bullar som kan göra oss extremt fikasugna.
När vi planerar möten behöver vi tänka på att skapa en miljö som är fri från triggers som vi inte kan kontrollera. Samtidigt kan triggers läggas in medvetet för att uppnå en reaktion eller aktivitet. Ett exempel på det senare är att spela upp en peppig låt som triggar i gång kroppens produktion av lyckohormoner. Mer om det längre fram.
Viskningar och andras samtal fungerar distraherande.
Distraktorer är saker som stör hjärnan och vår uppmärksamhet. Det kan vara personer som springer förbi utanför fönstret, att någon tittar på sin telefon eller när några sitter och viskar till varandra.
Faktum är att viskningar kan störa mer än när några pratar högt. Vi kan nämligen inte värja oss från att ”lyssna med” på andras samtal. Om några pratar lågt eller i telefon, så att vi inte hör vad den i andra änden säger, jobbar vår hjärna för högtryck med att komma på och fylla i de ord och meningar som saknas eller som vi inte uppfattar.
Distraktorer kan också vara till nytta. Man har till exempel kommit fram till att vi är mer kreativa i en miljö där det finns bakgrundssorl eller musik. Kreativiteten hämmas av en stökig miljö, men också av när det råder total tystnad. Troligen hänger det ihop med att en lite lagom distraherad hjärna kan tänka friare och att olika intryck kan fungera som embryon till nya idéer.
Hjärnan behöver socker, men bara i mindre doser.
En hjärna i arbete förbrukar också en hel del energi. Runt 400 kalorier per dag. Hos en schackspelare kan hjärnan under en tävlingsdag förbruka så mycket som 6 000 kalorier. Men precis som andra organ behöver hjärnan lagom mängd energi och det krävs bara små mängder glukos (socker*), hjärnans huvudsakliga energikälla, för att driva hjärnan. Om vi i stället, vilket ju ofta är fallet vid konferenser, sätter i oss stora mängder socker så blir hjärnan först hyperaktiv och sedan trött. Knepet är därför att bjuda på lagom med socker och gärna frukt.
*) Kroppen har en egen funktion för att producera glukos, som blir drivmedel för bland annat hjärnan, vilket kompenserar hos den som äter lite eller inget socker alls.
Lyckohormoner gör oss mer kreativa och fokuserade.
Hjärnan är också beroende av lyckohormoner som dopamin och endorfiner. När vi är uttråkade sjunker produktionen av dessa ner till nära noll. Fysisk aktivitet, faktiskt något så enkelt som att applådera, triggar produktionen av lyckohormoner. Att skratta, lyssna på musik eller berättelser som berör har samma effekt.
Möten bör därför planeras eller designas så att de innehåller olika triggers som kickar i gång produktion av lyckohormoner. Att uppmana till en spontan applåd, spela en peppig låt eller visa ett roligt videoklipp är några exempel på hur det kan gå till.
Hjärnan kan fokusera på en uppgift i max tjugo minuter.
Det är också olika delar av hjärnan som hanterar olika så kallade kognitiva funktioner. Om det blir för mycket av en aktivitet, till exempel att lyssna på föreläsningar eller försöka lösa problem i flera timmar, så tröttar man ut en del av hjärnan. Forskning har visat att hjärnan kan hålla fokus på en aktivitet i max 20 minuter. En längre presentation bör därför delas upp i kortare block med avbrott där deltagarna exempelvis får ställa frågor eller kort reflektera i par eller små grupper.
Långa möten eller konferenser behöver planeras så att det blir en variation av att lyssna, reflektera, analysera, tänka kreativt, diskutera och så vidare.
Det är skillnad mellan framåtlutat och bakåtlutat deltagande.
Hur vi deltar i möten har också påverkan. När vi sitter framåtlutade, som de flesta digitala mötesplattformar kräver, använder vi de främre delarna av hjärnan och blir trötta snabbare. När vi får möjlighet att sitta mer bakåtlutat är det många fler områden i hjärnan som arbetar och samverkar. Effekten är att vi orkar mycket längre.
Ge hjärnan utrymme för återhämtning under exempelvis en promenad.
En trött hjärna behöver återhämtning. Man har länge trott att enbart sömn skulle räcka. Men hjärnan arbetar för fullt även när vi sover, med att sortera dagens intryck, sortera bort gammalt skräp ur minnesarkivet och annat. Hjärnan behöver därför också en annan typ av vila som den får när man exempelvis mediterar eller går långa promenader i naturen.
En kort mindfulness- eller andningsövning mellan möten eller aktiviteter kan också ha effekt. Microsoft gjorde studier där en grupp fick delta i flera digitala möten på rad, utan utrymme för paus emellan. En annan grupp fick en kort paus och instruktion om att under denna göra en återhämtningsövning. Hos den senare gruppen såg man rejält sänkta nivåer av skadliga stresshormoner samt att de också var betydligt mer närvarande under mötena (hade lättare att fokusera samt kom med fler och bättre idéer).
Summering.
Vi behöver alltså tänka på vilken miljö vi har möten i. Dock är lugnt och tyst inte alltid det bästa. Andras prat kan störa vårt fokus, och särskilt om någon viskar eller pratar i telefon så att vi bara hör ”halva samtal”. En variation av typer av aktiviteter bidrar också till att olika delar av hjärnan får arbeta lagom mycket i lagom långa perioder.
Socker är bränsle för hjärnan, men bara i små doser. För mycket socker kan göra hjärnan först hyperaktiv och sedan trött. En trött hjärna behöver också ofta en annan återhämtning än sömn – exempelvis meditation eller naturpromenader.
Så varför inte ta en stunds paus, kanske med en promenad, och tanka lite dagsljus. Det bidrar till att hålla din hjärna frisk och alert.
För dig som vill lära dig mer om och bli proffs på mötesplanering kan vi rekommendera vår kurs i ämnet – Möteskompositören.
Läs mer nedan!
Bli ett proffs på mötesplanering och mötesdesign!
Att deltagare och ledare kommer oförberedda är en av de tre vanligaste förklaringarna till att var tredje mötesminut upplevs vara bortkastad. En god planering är avgörande för att ett möte ska bli lyckat. Under den här utbildningen får du lära dig hur det görs på bästa sätt. Läs mer…