Chefen är inte alltid bästa mötesledaren
Det sägs att en duktig säljare har en mun och två öron för att hon eller han ska kunna lyssna dubbelt så mycket som man pratar. Detsamma bör gälla för den som leder möten. Dock fokuserar de flesta i den rollen mer på sitt eget pratande och mindre på att lyssna. Måhända beror det på att vi lever i en tid där många ser på prata som aktivitet och lyssna som passivitet.
– Ett av de vanligaste hindren för lyssnande är att vi fokuserar för mycket på oss själva, hur andra uppfattar oss och på vår egen prestation. När vi fokuserar på oss själva är vi inte mottagliga för andra personers åsikter, erfarenheter eller kunskaper.
Så beskriver Mats Heide, författare av Strategiskt lyssnande och professor vid Institutionen för strategisk kommunikation på Lunds universitet, den troliga orsaken i en intervju med HR People. I de studier han gjort visar det sig att chefer pratar under mer än 90% av sin arbetstid, och lägger följaktligen mindre än en tiondel av sin tid på att aktivt lyssna.
En annan forskningsstudie har visat hur det finns ett direkt samband mellan hur mycket någon pratar under möten och hur nöjd denne någon är med gruppens möten. Den som pratar mest är ofta chefen, särskilt om denne också är den som oftast agerar mötesledare. Om chefen delegerar mötesledandet ökar därför chansen att hon eller han kan se mer objektivt på gruppens möteskultur.
Ett annat skäl är att chefen som delegerar mötesledningen kan bli en deltagare på samma villkor och mandat som övriga. Det kan bidra till att fler och bättre idéer lockas fram, när självcensuren hos deltagarna blir lägre. Då chefen är mötesledare är det också lätt att denne reflexmässigt går i svaromål eller omedvetet styr vilka eller vems åsikter eller idéer som får utrymme. Något ni slipper när chefen i stället är deltagare.
Inom Meetfulness beskriver vi möten som musik, där mötesledaren är dirigent för en orkester. Som dirigent spelar man inget eget instrument. Om du som chef vill kunna göra inlägg, delta i diskussioner, spontant lägga fram idéer och annat så gör du det bäst i rollen som mötesdeltagare. Överlåt i stället åt någon annan att leda mötet. Chansen finns att det ger bättre resultat.
Lyckade möten kräver ett gott ledarskap
Om man frågar de som går på möten varför de upplever vartannat möte som dåligt får man oftast tre svar. Det första handlar om att både de som håller i möten och deltagare kommer oförberedda. Sedan att många som går på möten som inte har intresse av frågan eller olika stort intresse för och kunskap i frågan.
Det tredje som alltid kommer upp är att möten är dåligt ledda. Många gånger är det oklart vem som leder mötet. Det saknas någon som fördelar ordet, avbryter när det krävs, håller koll på tiden och framför allt ser till att mötet handlar om det som det ska.
Men som inom alla andra områden så finns det bot. Här kommer några konkreta tips.
Fem tips på hur du blir en bättre mötesledare.
Se till att komma förberedd.
Gå igenom agendan, alla underlag och skissa på vilka frågor eller diskussioner som kan komma upp under mötet.
Börja leda samtalet redan en stund innan.
Se stunden innan mötet börjar som ett mingel med välkomstdrink. Hälsa alla välkomna och bolla upp ämnen för ett trevligt samtal som alla kan delta i.
Börja mötet i tid.
Vi sätter normer genom exempel. Om du väntar in de som kommer sent kan det lätt bli en norm att mötet börjar när alla kommit och inte på den utsatta tiden. Respektera de som är punktliga genom att börja mötet på annonserad starttid.
Inled med ramar och regler.
Vi människor gillar att få ramar och regler för vad som förväntas av oss. Om man får använda digitala prylar om det behövs för mötet, eller en uppmaning om att gå åt sidan om det dyker upp annat som behöver tas hand om. Det är ett par exempel på hjälpsamma regler.
Hantera dikeskörningar och ekorrhjul.
Dikeskörningar är när någon börjar diskutera något som mötet inte ska handla om. Parkera då frågan på en lapp och hänvisa tillbaka till agendan. Ekorrhjul är ändlösa diskussioner. Hänvisa då exempelvis till att ”då tolkar jag det som att vi har två förslag på hur vi ska göra” och föreslå en omröstning för att komma vidare.
Mötesdirigenten – bli ett proffs på mötesledning, värdskap och facilitering.
Bra möten är som musik där deltagarna är en orkester, ledda av en dirigent. Du som vill leda möten som ett proffs behöver kunna röra dig mellan att vara värd, ordförande och facilitator. Under den här utbildningen får du lära dig hur det går till. Läs mer…