Det är dags för mötets sista rast
Ibland är det en lyx att själv få vara deltagare och inte alltid vara den som arrangerar och orkestrerar möten, vilket ju annars är vår heltidssyssla. Då vi själva blir mötesdeltagare får vi möjlighet att observera och reflektera över hur andra gör. Vad fungerar bra och vad ska man undvika?
För ett tag sedan deltog några av oss i ett möte som bestod av olika aktiviteter som varvades med föreläsningar och arbete i grupper. Mellan aktiviteterna var det gott om utrymme för deltagarna att söka upp och knyta kontakt med varandra. Själva lärde vi känna flera nya personer och inledde ett par nya samarbetsprojekt på plats. Det hände mellan de vanliga aktiviteterna. Under det som många lite slarvigt kallar för pauser eller raster.
Det är just det som är poängen. Vad vi kallar olika saker har stor betydelse för hur vi ser på dem. Det är den främsta anledningen till att vi bör sluta kalla delar av ett möte, som många gånger har den absolut största betydelsen för resultatet, för ”rast” (ledighet) eller ”paus” (avbrott). En bättre benämning är ”mellanrum” eller ”sociala sessioner”.
Några försöker arrangera möten helt utan dem. Andra lägger in så korta som möjligt, så kallade bensträckare. Man föreslår vid start att man ska vara effektiv och försöka arbeta i kapp pauserna. Inte sällan har man en föreläsare som drar över sin tilldelade tid och deltagarna straffas kollektivt genom att man kraftigt kortar ned eller ställer in mellanrummen.
Samtidigt visar utvärderingarna av de möten vi själva arrangerar att mellanrummet är precis lika viktigt som övriga aktiviteter – och ibland viktigare. De längre mellanrummen uppskattas för att de ger möjlighet att nätverka, knyta nya kontakter och inte sällan inleda nya samarbeten.
I vår planering lägger vi alltid ned extra mycket kraft på att utveckla mellanrummen så att de passar alla. Sex av tio är extroverta, älskar att mingla och kan utan problem gå fram till en främmande person och säga “hej här har du mig”. Men fyra av tio är introverta och kan förknippa mingel med en känsla av olust. För dem behövs det lite extra “valla”, för att underlätta nätverkandet som i sin tur ger positiva resultat. Det kan vara en uppgift att lösa med någon under mellanrummet, eller att olika ståbord har varsitt diskussionsämne på en skylt och att de som vill diskutera kring detta samlas där, för samtal som leds av en samtalsledare.
Vår absoluta rekommendation är att börja se mellanrummen som aktivitet och inte passivitet. Många gånger går vi på möten främst för att träffa andra, knyta nya kontakter, lära av varandra och diskutera med de som har samma utmaningar. Vid vissa möten är mellanrummen långt viktigare än allt det som händer inne i mötesrummet.
Summa summarum: Döp om raster eller pauser till mellanrum. Lägg in dem i programmet och låt dem vara lika heliga som övriga programpunkter. Lägg också ner lika mycket tid och energi på att planera dem som det övriga programmet. Tro oss - det är mycket väl investerad tid.
Vi på Herr Omar tog redan för flera år sedan mötets sista rast. Nu uppmanar vi dig att göra detsamma. Att i stället för paus eller rast från och med nu skriva mellanrum i programmet. Det kommer säkert att skapa diskussion och kräva en förklaring. Men det är det värt, vi lovar.
Vi ses i mellanrummet!
För dig som vill lära dig mer och bli ett proffs på mötesplanering kan vi varmt rekommendera vår kurs i ämnet – Möteskompositören. Läs mer nedan!
Bli ett proffs på mötesplanering och mötesdesign!
Att deltagare och ledare kommer oförberedda är en av de tre vanligaste förklaringarna till att var tredje mötesminut upplevs vara bortkastad. En god planering är avgörande för att ett möte ska bli lyckat. Under den här utbildningen får du lära dig hur det görs på bästa sätt. Läs mer…