Blir 2024 året då vi botar mötessjukan?
Chefer och tjänstepersoner lägger ofta halva sin arbetstid eller mer på möten, och bara hälften av den tiden anses vara meningsfullt använd. Dåliga möten kostar svenska arbetsgivare hundratals miljarder årligen, vilket är flera gånger så mycket som den ”skenande kostnaden för sjukpenningen”. Att råda bot på mötessjukan ger arbetsgivare dubbel vinst: mindre tids- och energisvinn samt friskare medarbetare.
Alltför många och dåliga möten gör nämligen människor sjuka, bland annat eftersom alla dessa möten under arbetstid gör att man får ”jobba ikapp” på fritiden. Möten kan vara magi, men är tyvärr alldeles för ofta tristess och frustration. De är inte sällan kroppar och hjärnor felparkerade i en miljö där de inte trivs och därför inte åstadkommer bäst nytta.
Mötessjukan beror till stor del på en kombination av rättvisa och Jante. Alla ska vara med och alla ska få samma utrymme att prata, oavsett om de har en nyckelroll eller inte. Det leder till möten på tomgång där alla får möjlighet att vika ut sig och berätta vad de jobbar med just nu, så att alla ska känna sig delaktiga.
Att komma till rätta med mötessjukan är inte en omöjlighet, men det kräver en kulturförändring på flera områden. Med följande råd önskar vi er alla ett gott nytt mötesår 2024!
Möten behöver bli kommunikation på mottagarnas villkor.
Det man vill berätta är ofta mångdubbelt mer än mottagarna klarar av att ta emot, förstå och bära med sig från mötet. Som i all kommunikation behöver man begränsa sig i antal budskap, ord och tid.
Möten ska ha tydliga roller, syfte och mål.
Varje möte ska ha en ägare, ett syfte och en agenda. Dessa tre ska vara klara och tydliga redan innan man bjuder in eller kallar till ett möte och de ska kommuniceras.
Alla behöver inte vara med.
Varje mötesinbjudan bör ha ”de som behöver vara med” och ”de som gärna får vara med”. Man bör också främja en kultur där det är tillåtet att säga nej till möten som man inte hinner med eller inte har intresse av.
Alla behövs inte hela tiden.
De som sitter i möten kostar både i lön och produktionsbortfall. Tid och energi måste nyttjas rätt, till exempel genom att göra det tillåtet att vara med under bara de delar av mötet som man berörs av.
Alla behöver inte få prata.
Ett sätt är att bara ta upp avvikelser: det som inte löper på eller gett resultat som planerat. Ett annat sätt är att låta enbart de med nyckelroller få redovisa. Att ge medarbetare erkännande kan lösas på betydligt effektivare sätt än att ge dem fritt spelutrymme under möten.
Möten ska vara precis så långa som det krävs.
Inslag på möten behöver tidsbegränsas. Det viktigaste i en 45 minuter lång presentation kan ibland sammanfattas på några minuter.
Vi behöver bekämpa ”entimmesnormen” för möten genom att börja fråga oss hur mycket tid som verkligen krävs eller nästa gång föreslå till exempel en halvtimme istället för en timme. Om tre minuter i Aktuellt anses vara jättemycket tid borde samma sak också gälla under ett möte.
För dig som vill lära dig mer och bli ett proffs på mötesplanering kan vi varmt rekommendera vår kurs i ämnet – Möteskompositören. Läs mer nedan!
Bli ett proffs på mötesplanering och mötesdesign!
Att deltagare och ledare kommer oförberedda är en av de tre vanligaste förklaringarna till att var tredje mötesminut upplevs vara bortkastad. En god planering är avgörande för att ett möte ska bli lyckat. Under den här utbildningen får du lära dig hur det görs på bästa sätt. Läs mer…