Dra nytta av platsens kraft

18 dec.

Vilken plats vi genomför en aktivitet på kan enligt forskningen påverka utfall och hur vi mår med så mycket som femtio procent. Detta gäller också när det kommer till var vi håller våra möten och konferenser.

De flesta av oss är väl bekanta med platsens påverkan. Det känns exempelvis betydligt lättare att springa en mil i skogen än på gymmet. Också den enklaste måltiden eller ett enkelt vin kan smaka magiskt på en vacker plats under semestern, men kännas torftigt när vi kommit hem och konsumerar det vi köpt med oss.

Naturen eller det vi associerar med den har en alldeles särskild påverkan på vår motivation och hälsa. Nya portabla hjärnscanners har visat att vistelser i naturen har en dramatiskt större effekt på hur vi mår än man tidigare anat. När vi tar in naturen genom växter, ljud, färger eller dofter visar forskningen att vi automatiskt blir friskare och piggare, oavsett om det är i hemmet, på jobbet eller exempelvis en sjukhusmiljö.

Jerry Seinfeld har pratat om hur platsen han uppträder på har en direkt effekt på om det blir en lyckad show eller inte. Koreografen Alexander Ekman berättade vid TEDxStockholm för några år sedan om hur rummet har en lika stor påverkan som publiken och det som sker på scenen för om en föreställning blir bra eller inte.

Rummet kan alltså skapa magi men också tristess. När man inreder mötesrum och utbildningslokaler drar man allt för sällan nytta av den forskning som finns om hur färger, ljud, ljus och dofter påverkar oss. Det är svårt att säga om det är tradition eller ängslighet som har störst påverkan på att mötesrum oftast blir starkt neutrala och fria från uttryck som kan påverka våra sinnen.

En plats som har stor påverkan på alla de möten som sker där är Visby, scen för den årliga Almedalsveckan. Väl där kan man därför förvånas över att så många inte drar nytta av platsens kraft. Att hyra en vacker trädgård och sedan fylla den med ett stort tråkigt partytält med vita väggar blir lite som att dra ned gardinerna då man passerar en vacker plats.

För några år sedan lyckades vi själva skapa ett event som av flera beskrevs som magiskt. Det vi gjorde var att fylla en trädgård med färgglada picknickfiltar, sätta upp flaggspel och förbereda en picknickkorg fulladdad med glass. De samtal vi sedan ledde i vår pyntade trädgård handlade om viktiga ämnen och blev mycket seriöst. Men, den lekfulla inramningen ledde till att det blev mer personligt, avspänt och kändes äkta.

Att utnyttja platsens kraft för att skapa magi vid event och möten behöver alltså inte vara vare sig dyrt eller svårt. Det handlar mest om att vara kreativ, ha lite mod och kanske våga vara en gnutta busig.

Hur kommer det sig då att var vi jobbar eller möts kan få helt andra resultat när man håller mötet i andra lokaler än de traditionella?

Det ökar kreativiteten

Forskning visar att vi blir mer kreativa när vi kommer till en ny plats. Det gäller särskilt om den erbjuder nya intryck i form av ljud, färger, dofter och människor. Vi är som mest kreativa när vi är avslappnade, trivs, lätt distraherade och kan triggas till idéer av saker runtomkring oss.

Ett tips när du, ensam eller med andra, vill toppa din kreativitet är alltså att söka dig eller er till en ny plats och då inte till ett tyst och neutralt konferensrum.

Det höjer motivationen

När vi saknar motivation beror det ofta på att kroppen har låg produktion av lyckohormon som dopamin eller endorfin. Att bege sig till en ny miljö är ett sätt att trigga igång produktionen. Att motivationen kommer innan vi sätter igång med något är en myt. Men, att få igång hormonproduktionen kan få oss att komma igång och en stund in i aktiviteten kommer sedan motivationen.

Det finns två sätt att dra nytta av platsens kraft när du känner dig låg på motivation. Antingen tar du ett avbrott för exempelvis en promenad, gärna i naturen. Eller så tar du med dig jobbet till en helt annan plats.

Det bryter mönster

Vi skapar snabbt vanor och ritualer kopplade till platser. Det gäller i högsta grad på en arbetsplats. Därför upplever vi många möten på jobbet som slentrianmässiga, där alla sitter på samma platser, spelar samma roller och har samma typ av invändningar.

Det handlar om triggers och vanor. Någon brukar helt enkelt sitta där, prata länge om si eller protestera när någon ger förslag på så.

Att flytta gruppen till en ny plats och en annan miljö gör att man bryter de gamla vanorna och sanerar bort en del av de triggers som kanske sitter i väggarna. Om du vill ha en annan typ av beteende från din grupp eller resultat av mötet är tipset alltså att hitta en annan plats att vara på.

Det erbjuder en neutral mark

Makt men också mycket annat sitter i väggarna, eftersom saker blir symboler. Chefens kontor och hens stol är en maktsymbol, ordförandestolen i styrelserummet en annan. Den som kan se platsen man möts på som sin hemmabas har alltid ett maktövertag och den som inte hör hemma där upplever ett underläge.

Det är därför man ofta lägger diplomatiska förhandlingar i ett neutralt tredje land och med en oberoende tredje part som värd. På samma sätt kan en chef få bättre resultat av utvecklingssamtal genom att inte ha dem på sitt kontor. Möten med kunder eller partners och viktiga förhandlingar kan också få ett mycket bättre utfall när man möts på neutral mark, borta från de egna kontoren.

Tips på hur du kan utnyttja platsens kraft

Tänk kreativt: Alla möten behöver inte hållas inomhus, bakom stängda dörrar eller i traditionella mötesrum.
Håll kortare avstämningsmöten på kontoret, kanske stående på en plats, och komplettera emellanåt med längre utvecklingsfokuserade möten på annan plats.
Möblera om och ta in nya saker i rummet om du av praktiska skäl behöver hålla det i dina egna lokaler.
Gör ett avbrott och ta en promenad, själv eller i grupp, när du känner att motivationen eller energin är låg.
Ta med dig - eller er - jobbet till en annan plats, exempelvis ett café, för att öka produktivitet och fokus.
Om du upplever att det blivit slentrian i en viss typ av aktivitet, testa att göra den på en annan plats.
Genomför viktiga samtal eller möten i en miljö som är ny och neutral för er båda eller alla.
Du behöver inte boka en lunch för att ses på en annan plats än något av kontoren. En fika eller frukost är minst lika bra alternativ.
Kolla om du kan låna lokaler för möten och event hos samarbetspartners, leverantörer eller andra du känner.

Tips på alternativa platser för möten

Utomhus när vädret tillåter och gärna kombinerat med en promenad.
I en hotellobby. Kolla bara först att ni kan låna ett hörn och kompensera genom att handla något eller inleda med en hotellfrukost.
Caféer och restauranger.
På museum, teatrar eller andra kulturarenor.
Lokaler som vanligtvis inte används för möten, exempelvis ett konstgalleri, en musikstudio, ett lager eller parkeringshus.
Hos en leverantör eller samarbetspartner.
Hemma hos dig själv, men var då noga med att inte utnyttja det i maktsyfte utan istället fokusera på att vara en god värd.

För dig som vill lära dig mer och bli ett proffs på mötesplanering kan vi varmt rekommendera vår kurs i ämnet – Möteskompositören. Läs mer nedan!

Bli ett proffs på mötesplanering och mötesdesign!

Att deltagare och ledare kommer oförberedda är en av de tre vanligaste förklaringarna till att var tredje mötesminut upplevs vara bortkastad. En god planering är avgörande för att ett möte ska bli lyckat. Under den här utbildningen får du lära dig hur det görs på bästa sätt. Läs mer…

Jorgen Dyssvold