Konsten att välja rätt form för mötet
Möblering och form för ett möte kan göra skillnad mellan krig och fred. I formen ingår val av plats, stående eller sittande, vilken relation deltagarna har till varandra och en rad andra frågeställningar. I den här artikeln går vi igenom vad som påverkar mötets resultat samt ger dig en checklista att använda när du ska planera och välja rätt form på dina möten. Visste du exempelvis att genomsnittstiden för möten med stolar är 34% längre än för möten utan stolar?
Jan Eliasson, som tidigare varit utrikesminister och FN:s vice generalsekreterare, berättade i ett avsnitt av Sommar i P1 för några år sedan om hur själva mötesformen för en fredsförhandling mellan Iran och Irak kunde leda till ett genombrott. De lät bygga upp ett trekantigt bord, där de två delegationerna satt på varsin sida under förhandlingarna och kunde vända blicken mot FN-delegationen på den tredje sidan. På så sätt behövde delegationerna inte möta ärkefiendens blickar under samtalen.
Den form man väljer för ett möte kan alltså göra skillnad på krig och fred. Men i de flesta fall bör valet av en form handla om hur man kan använda tiden mer effektivt och med större respekt.
Steve Jobs och Richard Branson har båda varit ivriga ambassadörer för korta, mer effektiva möten. De har inspirerat till något man kallar 7-minutersmöten som senare år ökat i popularitet. De får vara max sju minuter långa och i stället för att sitta ned måste alla stå upp.
Men att svara på frågan hur långt ett möte bör vara är lika omöjligt som att säga hur långt ett snöre är. Syftet, vad du vill uppnå, vilka som är med och vilken relation de har till varandra bör vara vägledande för vilken tid och form som är lämpligast för det specifika mötet.
Det finns ett antal aspekter och frågeställningar du kan ta hänsyn till när du ska välja form för mötet.
Relationsbyggande eller med en agenda?
I många kulturer, exempelvis den japanska, vill man inte ens inleda en förhandling innan man byggt en relation till den andra parten. I Sverige är vi mer pang på, men också här handlar många möten om att skapa, vårda och utveckla relationer. Den typen av möten kallas ofta informella och saknar agenda. Motsatsen är de med en väldigt tydlig agenda.
Avstämning eller idéutveckling?
Veckomöten för en avdelning eller projektgrupp handlar ofta om att stämma av. Just dessa upplevs av många som ineffektiva och kan vinna mycket på att få en annan form. Ibland handlar möten om att utveckla idéer. Då kan man vinna på att helt skippa formen möte och i stället organisera en workshop.
Fysiskt eller digitalt?
Många men långt ifrån alla möten kan genomföras digitalt i stället för fysiskt. Om mötet handlar om att utveckla relationer är den fysiska formen att föredra. Om det i stället är rena avstämningsmöten mellan människor som redan känner varandra kan digitalt vara ett alldeles utmärkt alternativ.
Stående eller sittande?
Vid korta avstämningsmöten kan man vinna tid och bli mer effektiv om deltagarna står upp. När man forskat på området har man sett att möten där deltagarna sitter tenderar att bli minst 34% längre än möten där alla står upp.
Med eller utan bord?
Bord, i synnerhet om deltagarna också sitter med uppfällda datorer, kan ge en känsla av avskärmning. Vid många möten kan man därför vinna på att skippa borden. Att till exempel ställa enbart stolar i en cirkel ger mer engagerade och öppna samtal.
Sittande i rader eller grupper?
Att låta deltagare sitta i grupper i stället för bänkrader är utmärkt om delar av mötet handlar om att arbeta eller diskutera i grupper. Om det i stället mest består av presentationer är bänkraderna att föredra, eftersom möblering i grupper medför att många måste vrida på sig för att kunna se och höra bra.
På kontoret eller externt?
Att ha möten på kontoret kan vara mer effektivt, medan möten på annan plats kan ge en vardagslyxig inramning och ge högre kreativitet. Möten i mer neutrala lokaler kan också vara att föredra när man träffar någon för till exempel en förhandling.
Några minuter eller flera timmar?
Slutligen kommer vi tillbaka till frågan om hur långt ett möte bör vara. Det beror som sagt på syftet och typen av möte. Men rent generellt kan man säga att de flesta möten är för långa. Detta styrs bland annat av den entimmes-norm som råder och där vi slentrianmässigt bokar en timme långa möten utan att diskutera hur lång tid vi egentligen behöver.
Du har därför mest att vinna på att börja med kortare möten. De flesta av oss kan nämligen spara in en månad mötestid per år om vi lyckades halvera tiden vi lägger på möten. Låt trekvart bli den nya timmen!
För dig som vill lära dig mer och bli ett proffs på mötesplanering kan vi varmt rekommendera vår kurs i ämnet – Möteskompositören. Läs mer nedan!
Bli ett proffs på mötesplanering och mötesdesign!
Att deltagare och ledare kommer oförberedda är en av de tre vanligaste förklaringarna till att var tredje mötesminut upplevs vara bortkastad. En god planering är avgörande för att ett möte ska bli lyckat. Under den här utbildningen får du lära dig hur det görs på bästa sätt. Läs mer…