Så här i slutet av året är vi många som funderar på att ändra vissa av våra något sämre beteenden. Ofta handlar det om att vi vill lägga mer tid på meningsfulla saker och ibland om att få en bättre hälsa. Allra bäst är de förändringar där vi kan uppleva skillnad, då får vi ett kvitto på att vi gör rätt.

Men att vi ibland gör dåliga val beror ofta på att saker som känns bra kortsiktigt inte är bra på längre sikt. Genom att göra det som är långsiktigt bra uppnår vi inre hållbarhet. Detta gäller också när vi kommer till ämnet möten.

Att skapa hållbara möten handlar om att de ska bidra till både yttre och inre hållbarhet. Här nedan kommer en genomgång av saker som förekommer i anslutning till möten och som påverkar den inre hållbarheten.

Hjärnan

Ny forskning har visat att vi har begränsat av de kognitiva funktioner vi använder vid möten och när vi interagerar med andra. Möten och aktiviteter som handlar om kollaboration och interaktion bör därför begränsas.

Rörelse

Kroppen behöver regelbundet röra på sig. Ny forskning visar att det inte är totala mängden stillasittande som är farlig utan när det sker i längre perioder utan avbrott. En bra tumregel är att kroppen behöver röra sig minst fem minuter varje timme och att detta inte kan sparas ihop till färre längre avbrott.

Återhämtning

Att arbeta under press och uppleva stress behöver inte vara skadligt i sig. Det som gör oss sjuka är när det förekommer i kombination med lite eller ingen återhämtning, till exempel att vi tar promenader, läser eller gör annat som bidrar till att vi känner oss lugna.

Reflektion

Tanken att låta deltagare arbeta individuellt under en konferens kan kanske kännas märklig. Men, det är faktiskt effektivt. En kreativ uppgift eller annat arbete i grupp får bättre resultat om deltagarna först får reflektera några minuters själv på frågan eller utmaningen.

Undvik triggers och distraktorer

Notiser på mobiltelefonen men också doften av nybakade bullar är triggers, det vill säga saker som omedvetet försöker få oss att göra annat än det vi planerat. Distraktorer, att till exempel kolla Instagramflödet eller dagdrömma, är saker som vi gärna tar till när hjärnan känner sig uttråkad och låg på dopamin.

Priming

Hjärnan har i regel en startsträcka inför varje ny uppgift. Att värma upp och justera hjärnan för att korta den startsträckan kallas att man primar hjärnan. Det kan handla om att inleda möten med en icebreaker (en allmän fråga laget runt), eller att köra en enklare kreativ övning inför en brainstorming.

—

10 tips för inre hållbara möten:

Variera typen av aktiviteter, till exempel varva lyssnande, diskussioner, kreativt arbete.

Undvik långa möten.
Lägg in korta bensträckare eller raster minst några minuter varje timme och uppmana deltagarna att då och då resa sig och röra på kroppen.
Ge tid för en promenad efter lunchen och ge tips på en lagom lång runda.
Inled gruppuppgifter med att låta alla tänka individuellt på frågan under några minuter.
Sätt telefonen på ljudlös men lägg också undan den i väskan eller jackan, där du varken ser eller känner den.
Gör ett avtal med dig själv om att du bara får plocka upp mobilen under raster och andra avbrott.
Låt alla få chans att sätta sig, ta några djupa andetag och få ögonkontakt med varandra innan du kör igång mötet.
Inled gärna med en icebreaker, så att alla är på samma mentala plats när mötet inleds.
Kör en kreativ uppvärmning, till exempel att hitta flest sätt att använda en glasspinne, innan du inleder uppgifter där du vill ha deltagarna mer kreativa

För dig som vill lära dig mer och bli ett proffs på mötesplanering kan vi varmt rekommendera vår kurs i ämnet – Möteskompositören. Läs mer nedan!

Bli ett proffs på mötesplanering och mötesdesign!

Att deltagare och ledare kommer oförberedda är en av de tre vanligaste förklaringarna till att var tredje mötesminut upplevs vara bortkastad. En god planering är avgörande för att ett möte ska bli lyckat. Under den här utbildningen får du lära dig hur det görs på bästa sätt. Läs mer…

Möten för inre hållbarhet