Låt trekvart bli den nya timmen!
Vad händer om du kombinerar en tretusen år gammal uppfinning, mötet, med en som har ytterligare tusen år på nacken – timmen? Svaret är att du får ett möte som är just en timme långt. En kombination som sällan är den bästa. Ett missförstånd om att mötet i sig är uppgiften samt en känsla av att en timme är gott om tid gör tillsammans med Parkinsons lag att de flesta entimmes-möten blir ineffektiva. Här får du svaret på varför.
I dag råder det en djupt rotad norm om att ett möte ska vara en timme långt. Det gäller om vi inte enas om något annat vilket vi sällan gör, eftersom vi nästan aldrig diskuterar hur långt ett möte behöver vara. I stället bokar vi upp en timme – som vi brukar och alltid har gjort.
Och det brukar ju bli bra. Eller?
I de flesta fall skulle jag säga nej. Den rådande entimmes-normen är den främsta orsaken till att möten blir för många och för långa. Chefer och tjänstepersoner lägger i snitt runt halva sin arbetstid på möten. Enligt mötesforskaren Steven Rogelberg blir det 22 år på heltid under ett arbetsliv, varav sju år är helt i onödan enligt honom. I en undersökning från Microsoft uppgav drygt trettiotusen deltagare att ineffektiva möten är det enskilt största hindret för att de ska kunna uppnå ökad produktivitet. De bidrar till stress, ohälsa och att värdefulla talanger säger upp sig i ren protest.
Om alla möten i stället var fyrtiofem minuter i genomsnitt skulle de chefer och tjänstepersoner som idag lägger halva arbetstiden på möten få en hel arbetsmånad om året att lägga på andra aktiviteter och/eller återhämtning. Med lite bättre möteshygien, smartare arbetssätt och bättre mötesledning är det dessutom ganska lätt att kapa den kvarten. Men varför gör man inte det?
Låt oss börja med att gå igenom skillnaden mellan avsatt och faktisk tid. Eftersom tid är en ändlig och begränsad resurs har vi ofta ambitionen att försöka klara av en uppgift på kortast möjliga tid, då det ger oss mer tid över till annat. Om jag exempelvis ska köra bil från en plats till en annan, så försöker jag hitta den snabbaste vägen. Dock kan min framfart påverkas av andra bilister, väder med mera, vilket gör att jag behöver ”avsätta” mer tid än den ”faktiska” tid som resan kan ta.
På samma sätt är det med möten. Eftersom vi på förhand inte kan veta om alla är överens samt hur många och långa diskussioner det kan bli väljer vi att boka upp (avsätta) längre tid än vad som troligen behövs.
Och här händer det något spännande! Plötsligt börjar vi se själva mötet som en uppgift där vi ska se till att avsatt tid blir faktisk tid – alltså fyller vi ut hela timmen som är avsatt. Det verkar råda en missuppfattning om att mötet i sig – inte punkterna på agendan samt diskussionerna och besluten om dem – är själva arbetsuppgiften.
Det som ställer till det ytterligare är Parkinsons lag. Den handlar om att en arbetsuppgift i regel utvidgar sig så att den fyller den tid som är tillgänglig för den. Eftersom vi tror att mötet och att fylla ut den avsatta tiden är själva arbetsuppgiften kommer vi tillsammans hitta på saker att prata om, så att mötet blir en timme långt.
Det verkar också råda en uppfattning om att en timme är ”gott om tid”. Det gör att det inte spelar roll om deltagare kommer försent och oförberedda eller om mötesledaren letar efter dokument när alla väntar. Och inte gör det något om man begär ordet eller avbryter ofta eller pratar längre än nödvändigt – kanske till och med om saker som inte ens står på agendan. Allt detta spelar inte så stor roll eftersom vi upplever att vi har gott om tid. En hel timme.
I de organisationer och team vi jobbar med har vi sett hur kvaliteten på deras möten ökar för varje genomsnittsminut de lyckas kapa. När mötet bokas i fyrtiofem minuter i stället för en timme uppfattas det nämligen som att man har ”begränsat med tid”. Det bidrar till att deltagare och ledare kommer i tid, förberedda, tänker igenom sina formuleringar och bara ber om ordet när de har något viktigt att tillföra. Just därför behöver vi göra trekvart till den nya timmen och få en månad om året över till annat!
Tre tips för att få till kortare och mer effektiva möten!
1. Börja prata om tid!
Börja diskutera hur lång tid ni faktiskt behöver för ett specifikt möte, baserat på vad det ska handla om. Våga prova att boka en kortare tid än ni brukar.
2. Respektera tiden!
Visa respekt för allas begränsade tid genom att börja i tid, hålla tempo, följa agendan och avsluta mötet så snart ni är klara med uppgifterna på agendan. Öppna inte upp för nya frågor under pågående möte.
3. Mötet är inte en arbetsuppgift!
Sluta se på mötet i sig som en arbetsuppgift. Att sitta i möte är nämligen en aktivitet och inte en arbetsuppgift!
För dig som vill vässa dig ytterligare och skaffa dig mötessuperkrafter så kan vi rekommendera vår grundkurs i Meetfulness. Vi håller öppna utbildningar i Stockholm 17 eller 25 april 2024. Du kan också boka Meetfulness grundkurs som en uppdragsutbildning för ditt team eller en annan grupp.