Möten är det nya kittet!
Det hybrida och mer flexibla arbetslivet har fört med sig en rad utmaningar. En av de främsta handlar om hur organisationer ska kunna bygga och vårda gemenskap och kultur när alla jobbar på olika tider och platser. I det nya arbetslivet är möten ett viktigt kitt som håller ihop medarbetare och bygger företagskultur. Det gäller oavsett om deltagarna befinner sig fysiskt i ett och samma rum, eller om de deltar på distans.
Innan pandemin, när majoriteten av oss var på en och samma arbetsplats, hade vi spontana möten i korridoren, vid kaffeautomaten eller gemensamma luncher i köket. I dag är vi hänvisade till inbokade möten eller sociala aktiviteter för att exempelvis ett team ska spåna fram idéer, lösa problem eller dela kunskap med varandra. Formen och kvaliteten på den typen av samlingar blir därför helt avgörande för vilket resultat de ger. Dåliga möten kan vara kontraproduktiva, genom att de kan skapa motsättningar och minska viljan att samarbeta. När mötena är bra ger de i stället deltagarna energi, engagemang och ökar motivationen för att bidra till de gemensamma målen.
Så vem har då ansvaret för att möten blir bra och ger önskade resultat? Svaret är att det är ett delat ansvar. Den som planerar, den som leder och de som deltar har alla och tillsammans möjlighet att påverka hur bra eller dåligt ett möte blir.
Vi på Herr Omar brukar jämföra bra möten med musik som skapas av en orkester. Där har allt betydelse. Om ingen har förberett noter blir det bara en kakafoni av ljud. Utan någon som leder orkestern så kommer det som spelas inte att hänga ihop. Och sist men inte minst viktigt: Utan en variation av musiker och instrument, som kommer in i olika mängd och vid olika tillfällen, kan musiken bli monoton och enformig.
Hur mycket orkester och musik är mötena inom ditt team eller din organisation?
Nedan får du fem tips på hur du som mötesdeltagare kan bidra för att skapa bra möten. En roll och ett ansvar som ofta glöms bort.
Mötesplaneraren och mötesledaren har också ett stort ansvar. Det kommer vi tillbaka till i kommande artiklar. Blir du redan nu nyfiken så kan vi rekommendera att du deltar i en av våra utbildningar den 17 och 25 april, då det blir fullt fokus på hur du planerar och leder möten som ett riktigt proffs. Läs mer och anmäl dig här.
Fem tips på hur du blir en bättre mötesdeltagare.
1. Landa och jorda dig.
Se dig omkring, dra några djupa andetag, sök ögonkontakt med övriga deltagare och fyra av ett leende. Du kommer att både se och uppleva hur du och andra får mer lugn och energi.
2. Lägg bort telefonen.
Sociala medier och annat pockar ständigt på uppmärksamhet, även vid möten. Detta då de boostar produktionen av dopamin som våra hjärnor fullkomligt älskar. Sätt telefonen på ljudlös och utom syn- och räckhåll.
3. Bekräfta den som framträder.
Kroppens spegelneuroner gör att leenden, gäspningar och annat smittar. Det gör att du kan hjälpa den som pratar eller framträder genom att söka ögonkontakt, le, nicka, ta anteckningar och visa att du är intresserad och road av det som sägs.
4. Anteckna, helst för hand.
Hjärnforskning visar att vi minns mer när vi antecknar, särskilt för hand eftersom handens rörelser bidrar till att programmera in kunskap i hjärnans långtidsminne. Se till att alltid ha papper och penna till hands och använd dem.
5. Bryt in om mötet går på tomgång.
Vi går ofta på möten som saknar aktiv ledning och där vissa med stort bekräftelsebehov tillåts prata mycket och länge. Att bryta in som deltagare kan göra dig till mötets hjälte. Hänvisa till tiden eller agendan och att ni kanske behöver komma till beslut.
–
För dig som vill vässa dig ytterligare och skaffa dig mötessuperkrafter så kan vi rekommendera vår grundkurs i Meetfulness. Vi håller öppna utbildningar i Stockholm 17 eller 25 april 2024. Du kan också boka Meetfulness grundkurs som en uppdragsutbildning för ditt team eller en annan grupp.