Konsten att hålla mötet på banan
Många lägger flera timmar om dagen på att delta i möten, men svarar i undersökningar att bara hälften känns som meningsfullt använd arbetstid. Alla dessa slösmöten kostar massor av värdefull tid och energi och kan kosta arbetsgivare över hundra tusen kronor per medarbetare och år.
Förutom att både deltagare och möten är dåligt förberedda och inte sällan med fel deltagare, visar de undersökningar som gjorts att dålig mötesledning är en av de största bovarna i dramat.
Därför tänkte vi att det kunde vara på sin plats med en genomgång av vem som bör leda möten och hur de bör ledas för att de ska bli bra och meningsfulla.
Vem ska leda mötet?
En skicklig mötesledare har en kombination av rätt förmågor och kunskap. Det handlar om att lyssna och tolka övriga mer än att prata själv. Man behöver kunskap om olika metoder och processer, men också kunna hantera kommunikation – den aktivitet som möten ju handlar mest om.
Det är vanligt att chefen leder alla möten själv. Men, som chef hinner man inte alltid förbereda varken sig själv eller andra på ett bra sätt. Det är också lätt att som chef reflexmässigt bli partisk, censurera, gå i försvar och ta död på viktiga idéer och diskussioner.
Ett annat misstag som många gör är att man frågar om någon frivillig vill leda mötet. Den som räcker upp handen är oftast någon som främst vill få chansen att synas och höras själv, vilket är mindre bra egenskaper för en skicklig mötesledare.
Den som leder mötet bör alltså vara någon, helst inte chefen, som är skicklig på att lyssna och leda andra på ett metodiskt sätt. Det bör också vara någon som hinner och tillåts att lägga tid på att förbereda sig själv och andra, och som inte har ett alltför stort behov av att få egen uppmärksamhet.
Rondellkörning är (oftast) slöseri med tid.
En vanlig företeelse vid avdelnings- och projektmöten är att man låter alla få utrymme att dela med sig av vad har på bordet och i huvudet just nu. Risken med det är att någon kan vara undernärd på uppmärksamhet och därför viker ut sig länge om saker som inte är relevanta för de övriga. Om du ska köra rundor är det därför viktigt med tydliga spelregler kring vad man tar upp och hur lång tid varje deltagare har – samt att du har modet att avbryta.
Undvik dikeskörningar.
Dikeskörningar är när möten plötsligt handlar om andra frågor än det som var syftet eller står på agendan. Som mötesledare griper man då in och meddelar att det är en viktig eller intressant fråga, men för ett annat tillfälle. Skriv ned den och ta upp den vid ett senare tillfälle, eller direkt efter mötet om de som berörs vill och kan stanna en stund extra.
Stoppa ekorrhjul.
Ekorrhjul uppstår när möten saknar tydlig ledning. De kan utspela sig som långa ändlösa diskussioner eller debatter där ingen bryter in. Man avbryter enklast ekorrhjul (det kan vara ledaren eller en av mötets deltagare som bryter in) genom att gå in och konstatera att ”det känns som att det finns x olika alternativ, alltså dom här... kan vi inte ta en omröstning och se om vi kanske egentligen är rätt överens?”.
Mota konferenstrollen i grind.
En vanlig företeelse vid större konferenser med externa deltagare är konferenstrollen. Ofta visar de sig när det blir utrymme för frågor och de stjäl micken plus en massa tid för att istället hålla föredrag. Du kan hantera fenomenet genom att låta deltagare skicka in frågor via mobilen istället för att framföra dem muntligt, eller ha tydliga regler (exempelvis om tid) och avbryta direkt när någon inte följer dem.
Detta var några förslag på hur du kan leda möten på ett mer professionellt och effektivt sätt. För dig som vill vässa dig ytterligare och skaffa dig mötessuperkrafter så kan vi rekommendera vår grundkurs i Meetfulness. Vi håller öppna utbildningar i Stockholm 17 eller 25 april 2024. Du kan också boka Meetfulness grundkurs som en uppdragsutbildning för ditt team eller en annan grupp.
Mötesdirigenten – bli ett proffs på mötesledning, värdskap och facilitering.
Bra möten är som musik där deltagarna är en orkester, ledda av en dirigent. Du som vill leda möten som ett proffs behöver kunna röra dig mellan att vara värd, ordförande och facilitator. Under den här utbildningen får du lära dig hur det går till. Läs mer…