Så skapar du möten som ger mer än de tar!
I en tid där mer än halva arbetsdagarna kan bestå av möten behöver vi lägga omsorg på att skapa möten som kan ge mer energi än de tar. Genom att förstå kroppens tre energisystem – det fysiska, mentala och emotionella batteriet – kan du bli bättre på att planera och leda möten som ger deltagarna mer inspiration och motivation. I den här artikeln går vi igenom vad som dränerar respektive fyller på de tre energisystemen. Du får flera tips på hur du själv kan åstadkomma möten som ger mer glädje och mindre stress.
De tre energibatterierna
Kroppens energisystem består av tre batterier: det fysiska, det mentala och det emotionella. Det fysiska batteriet förser oss med energi som vi behöver för att röra oss, tänka och smälta mat. Det laddas genom att vi äter, dricker, sover och rör på oss. Det mentala batteriet ger hjärnan kraft att exempelvis planera, fokusera och hantera känslor. Det laddas genom bland annat fysisk aktivitet, reflektion och återhämtning. Slutligen har vi det emotionella batteriet som påverkar vår lust och motivation. Den emotionella energin kan dräneras av stress, ilska och tvivel, medan sådant som optimism, gemenskap och förtroende hjälper till att fylla på.
Möten och energiförbrukning
Möten som är långa, monotona eller saknar struktur kan dränera både dina och dina kollegors energibatterier. Det fysiska batteriet kan laddas ur om vi sitter stilla för länge eller utför krävande hjärnarbete utan avbrott. Det mentala kan dräneras av multitasking, exempelvis att man jobbar med annat under möten, att det råder brist på ledning eller finns för lite tid för återhämtning mellan mötena. Det emotionella kan tömmas och leda till att vi känner oss utmattade om vi upplever mycket negativitet, brist på psykologisk trygghet eller om vi får en känsla av att våra tankar och idéer inte uppskattas.
Energigivande mötesdesign
För att bidra till att ladda de tre energibatterierna under möten behöver du skapa variation och interaktion. Du kan också jobba med storytelling och andra inslag som triggar produktionen av så kallade lyckohormoner. Variation kan handla om att bryta monotoni med en annan aktivitet. Det kan vara en kort promenad eller reflektions- och diskussionsinslag, gärna i kombination.
Interaktion kan du åstadkomma genom att ställa frågor som deltagarna får besvara genom handuppräckning eller digitala verktyg. Genom storytelling kan du engagera deltagarna känslomässigt genom att skapa berättelser som väver samman det du presenterar med exempel ur människors liv.
Du kan också trigga produktionen av så kallade lyckohormoner, som dopamin och serotonin, genom att lägga in aktiviteter som innehåller rörelse, musik eller humor.
Praktiska tips för mer energifyllda möten
Variation: Begränsa enskilda aktiviteter till högst 20 minuter och alternera mellan passivt lyssnande och aktiva (fråga, diskutera eller göra) inslag.
Interaktion: Lägg in frågor, omröstningar och mentala tankeövningar för att öka deltagarnas engagemang.
Storytelling: Skapa enkla små berättelser, med karaktärer, platser och situationer, som kan göra att viktiga poänger blir tydligare.
Gemenskap: Skapa en känsla av samhörighet och psykologisk trygghet genom inslag som kan berätta något om vilka alla är – utöver deras titlar och yrkesroller.
Humor: Lägg in ett roligt videoklipp eller ett skämt för att lätta upp stämningen och aktivera lyckohormonerna.
Ett bra möte kräver att du som bjuder in till och ska leda mötet, lägger lite extra tid och omsorg på planering och förberedelser. Genom att förstå kroppens energisystem och skapa variation, interaktion och inslag av storytelling kan du skapa möten som deltagarna lämnar mer inspirerade än när de kom. Så nästa gång du ska planera ett möte, så tänk på att skapa en mix av aktiviteter som låter såväl hjärnan som kroppen och hjärtat vara med och aktiveras.
För dig som vill vässa dig ytterligare och skaffa dig mötessuperkrafter så kan vi rekommendera vår grundkurs i Meetfulness. Du kan boka Meetfulness grundkurs som en uppdragsutbildning för ditt team eller en annan grupp.
